Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de FormulaPro

El responsable del tratamiento de tus datos personales es FormulaPro.

• Correo para ejercer tus derechos y hacer consultas de privacidad: [email protected].

Esta Política explica cómo FormulaPro trata datos personales cuando:

• visitas el sitio web de FormulaPro o nos contactas por sus canales;
• usas la aplicación FormulaPro, un software de gestión para talleres mecánicos, en su versión web o en sus aplicaciones móviles (en adelante, la "Aplicación");
• eres cliente de un taller que usa la Aplicación y recibes de ese taller un enlace para revisar o aprobar un presupuesto, una cotización o una orden de trabajo.

FormulaPro actúa como responsable de los datos que trata para sus propios fines. Por ejemplo:

• los datos de las personas que usan la Aplicación;
• los datos de contacto de los talleres;
• los datos de quienes nos escriben desde el sitio web;
• los datos que usamos para vender y despachar repuestos.

FormulaPro actúa como encargado (mandatario) del taller respecto de los datos que el taller registra en la Aplicación sobre sus propios clientes, vehículos y trabajadores. Esos datos incluyen clientes, vehículos, presupuestos, órdenes de trabajo, fotografías, firmas, pagos y documentos tributarios. En ese caso:

• el taller es el responsable de esos datos y decide para qué los usa;
• FormulaPro solo los trata para prestar el servicio al taller, siguiendo sus instrucciones, conforme al artículo 15 bis de la Ley N° 19.628, modificada por la Ley N° 21.719;
• si eres cliente de un taller y quieres ejercer tus derechos sobre esos datos, debes dirigirte al taller. Si nos escribes a nosotros, haremos llegar tu solicitud al taller y lo apoyaremos para responderla.

Datos de tarjetas de pago. No tratamos datos de tarjetas de pago en la Aplicación.

Credenciales tributarias. Para activar la facturación electrónica, el taller ingresa el RUT y la clave SII de la persona autorizada, y su certificado digital con la clave respectiva. FormulaPro no almacena estas credenciales. Las envía directamente a su proveedor de facturación electrónica, que las guarda para emitir documentos ante el SII.

Datos sensibles. No buscamos recopilar datos sensibles. Por eso pedimos no registrar en campos de texto libre (notas, observaciones, adjuntos) datos de salud, origen étnico, opiniones políticas, creencias religiosas u otros datos sensibles de las personas.

Las bases de licitud corresponden a los artículos 12 y 13 de la Ley N° 19.628, modificada por la Ley N° 21.719.

Cuando nos basamos en el interés legítimo, ese interés es el indicado en la tabla, y puedes oponerte conforme a la sección 11.

No vendemos datos personales. Tampoco usamos los datos de los clientes de los talleres para fines comerciales propios.

La Aplicación incluye funciones de asistencia con inteligencia artificial. Por ejemplo, un asistente que responde consultas sobre la información de tu taller (clientes, vehículos, órdenes de trabajo, ventas y cobranza) y sugerencias de compatibilidad de repuestos.

• Qué datos usan. Para responder, estas funciones envían el contenido de la consulta y los datos necesarios a proveedores de modelos de lenguaje.
• Son sugerencias. Los resultados deben ser revisados por una persona.
• Sin decisiones solo automatizadas. FormulaPro no adopta decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos en ti o te afecten significativamente.
• Si eso cambia. Te informaremos la lógica aplicada y sus consecuencias, y podrás pedir explicación, intervención humana y revisión, conforme al artículo 8° bis.

Compartimos datos solo en la medida necesaria, con los siguientes destinatarios.

1. Proveedores que tratan datos por cuenta de FormulaPro (encargados). Están obligados por contrato a:

   • tratar los datos solo según nuestras instrucciones;
   • mantener su confidencialidad;
   • aplicar medidas de seguridad.

2. El taller con el que trabajas. Los administradores del taller pueden ver la actividad de sus usuarios en la Aplicación, incluido el tiempo registrado en tareas.

3. Proveedores de repuestos y servicios de despacho, con los datos necesarios para preparar y entregar los pedidos del taller.

4. Autoridades (SII, tribunales, Agencia de Protección de Datos Personales u otros organismos), cuando la ley lo exija o lo ordene una autoridad competente.

5. Terceros que sucedan a FormulaPro en caso de fusión, adquisición o venta de activos. El sucesor asumirá las obligaciones de esta Política.

Algunos de los proveedores de la sección 7 tratan datos fuera de Chile, principalmente en Estados Unidos. A la fecha de esta Política, la Agencia de Protección de Datos Personales no ha determinado qué países ofrecen un nivel adecuado de protección.

Por eso amparamos estas transferencias en cláusulas contractuales con garantías adecuadas: los acuerdos de tratamiento de datos de cada proveedor y cláusulas contractuales tipo, conforme al artículo 27 letra b) de la ley. Cuando corresponde, las transferencias también son necesarias para ejecutar el contrato contigo (art. 27, inciso segundo, letra g).

Puedes pedirnos información sobre las garantías aplicables escribiendo al canal de la sección 1.

• Cookies esenciales. Mantienen tu sesión iniciada y protegen contra falsificación de solicitudes. Sin ellas la Aplicación no funciona.
• Almacenamiento local. Recordamos el último correo usado para iniciar sesión en tu navegador o dispositivo.
• Analítica (PostHog).
  • Usa cookies y almacenamiento local para medir cómo se usa la Aplicación.
  • Cuando inicias sesión, asocia esa información a tu nombre, correo y rol.
  • Puedes oponerte escribiéndonos (sección 11).
• Permisos en las aplicaciones móviles.
  • Pedimos acceso a la cámara y a la galería de fotos solo para que puedas adjuntar fotografías de vehículos, repuestos y documentos. Puedes revocarlos en la configuración de tu dispositivo.
  • No usamos la ubicación GPS de tu dispositivo.

Conservamos los datos mientras sean necesarios para prestar el servicio, atender solicitudes, cumplir obligaciones legales o ejercer y defender derechos. Cuando dejan de ser necesarios, los eliminamos o anonimizamos.

Conforme a la ley, tienes derecho a:

• Acceso: saber si tratamos tus datos, cuáles son, de dónde provienen, para qué los usamos, con quién los compartimos y por cuánto tiempo los guardamos.
• Rectificación: corregir datos inexactos, desactualizados o incompletos.
• Supresión: pedir que eliminemos tus datos, en los casos que señala la ley.
• Oposición: oponerte a los tratamientos basados en interés legítimo y al uso de tus datos para marketing directo.
• Portabilidad: recibir los datos que nos entregaste en un formato electrónico estructurado y de uso común. Aplica cuando el tratamiento es automatizado y se basa en tu consentimiento.
• Bloqueo: pedir que suspendamos temporalmente el tratamiento mientras resolvemos una solicitud tuya de rectificación, supresión u oposición.
• No ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas que te afecten significativamente (sección 6).

Cómo ejercerlos. Escribe a [email protected] indicando:

1. tu nombre y un medio para verificar tu identidad (o la de tu representante);
2. el correo o domicilio donde quieres recibir la respuesta;
3. el derecho que ejerces y los datos a los que se refiere;
4. si corresponde, los antecedentes que respaldan tu solicitud.

Costo. Los derechos de rectificación, supresión y oposición son gratuitos. El derecho de acceso es gratuito al menos una vez por trimestre.

Plazos de respuesta. Acusaremos recibo y responderemos dentro de 30 días corridos, prorrogables una vez por 30 días más. Las solicitudes de bloqueo se responden dentro de 2 días hábiles.

Reclamo ante la Agencia. Si rechazamos tu solicitud o no respondemos a tiempo, puedes reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales dentro de 30 días hábiles.

Si eres cliente de un taller, revisa lo indicado en la sección 3.

Algunos tratamientos se basan en tu consentimiento, por ejemplo el envío de promociones o el contacto comercial desde el sitio web. Puedes retirar ese consentimiento en cualquier momento y sin expresar causa:

• escribiendo al canal de la sección 1; o
• usando el enlace de baja que incluye cada comunicación.

El retiro no afecta la licitud del tratamiento realizado antes.

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo. Entre ellas:

• cifrado de las comunicaciones (HTTPS/TLS);
• contraseñas almacenadas con funciones de hash y un secreto adicional;
• límites de intentos de inicio de sesión;
• control de acceso por roles y permisos dentro de cada taller;
• registros de auditoría;
• enlaces de aprobación con tokens únicos;
• respaldos;
• exclusión de las credenciales sensibles de los registros de errores;
• acuerdos de confidencialidad con nuestro personal y proveedores.

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte tus datos, la notificaremos a la Agencia. Cuando la ley lo exija, también te la notificaremos a ti.

El sitio web y la Aplicación están dirigidos a empresas y a personas mayores de 18 años. No tratamos intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes.

Podemos actualizar esta Política. La versión actualizada se publicará en esta página. Si los cambios son relevantes, te avisaremos por correo o dentro de la Aplicación antes de que entren en vigencia.

Esta Política se rige por:

• la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, modificada por la Ley N° 21.719;
• las instrucciones de la Agencia de Protección de Datos Personales;
• las demás normas chilenas aplicables.